Antes de Covid, los ejecutivos a menudo tenían la oportunidad de charlar casualmente con colegas mientras tomaban un café antes de comenzar una reunión. Hoy en día, cuando las ventanas de los participantes aparecen en la pantalla, es hablar con todos o no hablar en absoluto. Como resultado, la etiqueta Zoom parece requerir que las reuniones se lleven a cabo, ya sea a tiempo o poco después de que los participantes pertinentes se hayan desconectado, dependiendo de la cultura. Esto significa que la mejor oportunidad para que un equipo realice una charla corta sin afectar el tiempo de reunión —esos pocos minutos de tiempo previo a la reunión— ha desaparecido. Y junto con él, los beneficios de las conversaciones no estructuradas. En este escrito ofrecemos cuatro maneras de devolver esa costumbre cálida y express.
Esta fue una confesión inusual de un CEO. “Durante mi última reunión de personal seguramente debimos haber pasado alrededor del 40% del tiempo hablando de nada!“, dijo Jorge. “Estábamos solo pasando el tiempo, charlando, como en los viejos tiempos. Fue una de las llamadas más agradables y productivas que hemos tenido desde que cerramos la oficina”. Pero después, continuó diciendo, “algunas personas se quejaron”.
En una llamada poco después, Rose, la presidenta de la compañía, añadió su perspectiva. “Yo no estaba contenta, y tampoco nuestro Director Financiero, así que hablé con Jorge al respecto”, explicó. “Tal vez tenga tiempo en sus manos, pero yo estoy en Zoom 12 horas al día. Francamente, si tengo media hora disponible durante el día, prefiero salir de mi oficina en casa y pasar el tiempo con mi marido y mis hijos”.
Aunque siempre existe tensión entre el tiempo dedicado a lo sustancial de una reunión y el tiempo dedicado a socializar, la mayoría de las reuniones recurrentes alcanzan un punto natural de equilibrio, al menos hasta que el equilibrio se vea interrumpido por un cambio en las circunstancias o en las personalidades involucradas. Tener que reunirse a través de Zoom (o una de las otras plataformas que ahora constituyen nuestras salas de conferencias virtuales) ha dado lugar a ese equilibrio.
La pérdida de una pequeña charla parece ser un desafío no solo para Jorge y Rose, sino para muchos ejecutivos. Hemos identificado dos causas comunes:
«Tiempo de reunión» se ha ido. Antes de la era Covid, los ejecutivos a menudo tenían la oportunidad de charlar casualmente con sus colegas mientras tomaban un café antes de que comenzara una reunión. Una vez en la mesa, estas conversaciones individuales o de grupos pequeños a veces continuaban durante un tiempo más, tal vez extendiéndose al grupo más grande antes de que la reunión se pusiera en marcha.
Hoy en día, a medida que las ventanas de los participantes aparecen en la pantalla, es hablar con todos o no hablar. Como resultado, se requiere que las reuniones se lleven a cabo, ya sea a tiempo o poco después de que los participantes pertinentes hayan abandonado la reunión. Pero la mejor oportunidad para que un equipo tenga esta “pequeña charla” sin afectar el tiempo de reunión —esos pocos minutos de tiempo previo a la reunión— ha desaparecido.
La fatiga del zoom es desenfrenada. Tanto Jorge como Rose están energizados por sus trabajos y el éxito que ha tenido el equipo en adaptarse a través de la era Covid. Pero como muchos ejecutivos, ellos se han agotado desde el flujo continuo de llamadas Zoom desde la mañana a la noche.
Muchos gerentes se encuentran agotados de energía antes de que su jornada laboral haya terminado. No debería ser una sorpresa que prolongar una llamada innecesariamente pueda sorprender a estas personas como irritante, especialmente cuando saben que en el momento en que abandonen la reunión serán libres de pasar tiempo de calidad con sus familias, tan necesario, para lograr ese equilibrio entre la vida laboral y la vida personal.
Pero hacer tiempo para “charlas pequeñas” es importante. Jorge cree acertadamente que continuar el extraordinario nivel de desempeño de su equipo depende de mantener y hacer crecer la cultura que ha infundido los últimos años en la empresa y entre su equipo. Las preocupaciones de Jorge se centran en crear, mantener y profundizar las relaciones individuales y grupales. Sabe que la rápida integración de nuevos miembros en el equipo requiere algo más que una serie de reuniones informativas de antecedentes.
Implica conocer a los otros miembros como personas también.
Esos momentos, para Jorge, surten durante o después de conversaciones no estructuradas. Hay una virtud para «pasar el rato». Son esas charlas informales, las conversaciones secundarias que levantan tu estado de animo y promueven el bienestar. Es una forma en que fortalecemos y profundizamos las relaciones y es fundamental para construir equipos de alto rendimiento.
Cómo volver a introducir una pequeña charla en sus reuniones
Aunque no podemos resolver el problema de encontrar un reemplazo virtual para una partida de golf, una comida por la tarde o una larga cena con unas copas de vino, hemos encontrado algunas maneras de ayudar a restablecer este importante componente de sus reuniones.
1. Hacer que la pequeña charla sea un tema del orden del día, no una ocurrencia o improvisación.
Jorge no tenía ningún plan cuando permitió que gran parte de su reunión se convirtiera en una conversación sobre nada. Acaba de suceder. Y el hecho de que fuera espontáneo, energizante y agradable para Jorge, lo convirtió en una imposición para Rose y otros.
Si lo hiciera de nuevo, Jorge podría informar al equipo de su intención de crear deliberadamente un espacio para interacciones más personales e informales como parte de sus reuniones virtuales. Si bien esto puede parecer paradójico — planificar y programar lo casual y espontáneo — crear expectativas y establecer límites aumentará la comodidad del equipo para aceptar el cambio.
2. Inicie reuniones de equipo con un rompehielos individual.
Una actividad o rompehielos al comienzo de una reunión es una forma atemporal de conectar a los participantes. A lo largo de los años, grupos que asisten regularmente a reuniones periódicas, como la reunión semanal de personal de Jorge, a menudo abandonan los rompehielos por ser innecesarios.
En un mundo virtual, comenzar las reuniones con un rompehielos es un primer paso para reintroducir la charla pequeña.
Un cliente pidió a cada individuo que tomara un minuto y compartiera lo que había estado sucediendo en sus vidas, tanto profesional como personalmente. Ella fue primero y modeló el tono y la franqueza del ejercicio, explicando que un ser querido estaba enfermo y describiendo cómo la había afectado. Otros siguieron el ejemplo e inmediatamente el grupo se sintió más conectado y cómodo entre sí.
Alternativamente, inyecte un poco de diversión al comienzo de sus reuniones. Un CEO pidió a cada miembro del equipo que enviara una foto de su bebé. Al comienzo de cada reunión, el CEO comparte una imagen y pide a cada miembro del equipo que adivine quién es. Esto a menudo conduce a la risa y a algunas buenas historias, resultados bastante buenos para una inversión de dos a cuatro minutos.
3. Presentar los temas del orden del día diseñados en torno a opiniones y conjeturas.
Ocasionalmente, ponga en marcha un tema de discusión sobre el que la mayoría de la gente tendría una opinión, recabe las opiniones en una encuesta para obtener las vistas individuales de su equipo y luego deje que la conversación siga.
En lugar de una “conversación sobre nada”, Jorge debería intercambiar un tema diseñado para recopilar opiniones sobre temas amplios o enfocado en la lluvia de ideas creativas. Estos siguen “hablando del negocio”, pero a una altitud mucho mayor que los temas de la agenda del día a día transaccionales. Y debido a que son opiniones basadas en el diseño, es difícil para cualquier miembro del equipo reclamar experiencia especial que anula las opiniones de los demás.
Una pregunta como “¿Cuándo crees que se llevará a cabo el próximo evento deportivo cubierto o concierto con más de 10.000 espectadores?” no tiene, por el momento, una respuesta correcta. Quince minutos discutiendo la gama de puntos de vista entre el equipo de Jorge sobre este tema o un tema comparable sería un gran comienzo.
4. Deje tiempo sin estructurar al final de las reuniones del equipo.
Otra forma de abrir una oportunidad para charlas informales mientras se acomodan las preocupaciones de Rose por la eficiencia es simple: dejar la elección a cada participante.
Si Rose sabe de antemano que Jorge puede optar por usar 15-20 minutos de tiempo sin asignar al final de su próxima reunión de personal sólo para charlar en grupo, ella puede decidir por sí misma si desea quedarse alrededor. A diferencia de cuando la conversación abierta ocurrió al principio, Rose ya no se sentirá emboscada, atrapada en la llamada sin idea de cuánto tiempo tomará volver a lo sustancial de esa reunión. Si ella necesita seguir adelante, ella sólo va a seguir adelante. Y Jorge tendrá un grupo aún más agradable, sabiendo que todo el mundo alrededor de la mesa sabe que ellos también pueden salir de la conversación cuando sea necesario.
Las pequeñas charlas son importantes. Es hora de llevar esta pieza perdida de la cultura de tu equipo al mundo virtual.
